Beneficios de usar software online

¿Cuando ha sido la última vez que has usado un software en la nube? Fácil, seguro hoy mismo. Todos nosotros usamos a diario a nivel particular aplicaciones como WhatsApp, Facebook, Google Drive o Gmail. Ya forman parte de nuestra vida, nos hemos acostumbrado a poder enviar un email o subir fotos a Facebook en cualquier momento con nuestro smartphone. Y sí, efectivamente estas aplicaciones son, como tantas otras, un servicio en la nube. Los datos residen en un servidor remoto y podemos acceder a ellas desde cualquier dispositivo con solo una conexión a Internet.

Entonces, ¿porqué no hacemos lo mismo con el software para la gestión de nuestro negocio?

Existen muchas empresas que todavía siguen apostando por tener una infraestructura informática dentro de su propia oficina. Todavía tenemos la creencia de que los datos van a estar más seguros bajo nuestra supervisión, donde yo los pueda ver y controlar.

¿Y si hay un incendio o un robo en la oficina? ¿Y si se infecta algún equipo o el servidor con un virus? Tenemos entonces que instalar nuevos equipos o servidor, instalar el software, llamar a la empresa de software para comprar otra licencia y recuperar las copias de seguridad de algún disco externo o DVD si tenemos la suerte de que disponemos de dichas copias y estan actualizadas.

Vamos a recopilar algunas de las ventajas que tenemos hoy día en usar, como en nuestra vida privada, un software de gestión para nuestro negocio en la nube. Verás que es la opción más segura y más rentable.

1. Sin desembolso inicial. No es necesario instalar ni mantener equipos.

Ya no es necesario mantener un servidor propio ni instalar el software en cada uno de tus equipos. Tampoco es necesario la compra de una licencia de software para cada uno de los dispositivos en donde lo quieras usar. Puedes usar cualquier equipo de gama media/baja que ya uses para otro propósito o a nivel particular. Solo necesitas que conecte a Internet y que tenga un navegador. Incluso una sencilla tablet te sirve. No es necesario ningún desembolso inicial en equipos informáticos ni licencias propias.

Con el software en la nube, solo debes de darte de alta en el servicio y comenzar a trabajar directamente. El proceso se realiza en cuestión de minutos. Te ahorras tiempo, dinero y te evitas los problemas de la instalación y puesta en marcha. Olvídate de invertir más dinero. Alquilar un espacio en la nube con el mantenimiento y el software incluído es más económico que adquirir sistemas informáticos y licencias.

2. Movilidad total. Conéctate estés donde estés.

Una de las ventajas más evidentes del sistema de gestión en la nube es la posibilidad de acceder a tus datos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Ya estés en la oficina, en casa o de viaje siempre tendrás acceso a toda la información que necesites en tiempo real con una simple conexión a Internet.

Ganarás flexibilidad laboral al no depender de una oficina física, reducirás costes de transporte y aumentará la colaboración entre tus empleados. Viajar dejará de ser un problema, estarás conectado a tu empresa siempre que lo necesites. Un negocio más competitivo necesita, sin duda, poder compartir información con tus colaboradores y que cualquier modificación esté disponible en tiempo real.

3. Pagas por lo que usas.

Es una de las principales ventajas de utilizar el software en la nube: pagarás solo por aquello que necesites. Añade o quita recursos en función de tus necesidades sin necesidad de invertir en hardware. Si tienes una empresa pequeña necesitarás que accedan pocos usuarios y el espacio en disco o bases de datos será pequeño. Si la empresa crece, se añaden recursos, más espacio en disco, usuarios, etc ... Si el negocio reduce su actividad, puedes volvera limitar los recursos o no renovar determinados servicios. El software se adapta en todo momento al tamaño de tu negocio.

Con este tipo de software sabes con antelación el gasto que vas a tener. Toda la infraestructura está incluído en tu cuota mensual: el alojamiento, el software, las actualizaciones, el mantenimento y las copias de seguridad. Sin sorpresas ni gastos inesperados.

4. Olvídate de las copias de seguridad.

Los datos de tu software de gestión están alojados en centros de proceso de datos profesionales. Esto significa que disponen de toda la infraestructura necesaria: copias de seguridad automáticas y constantes, protección antivirus, cortafuegos, cifrado de datos, replicado de datos, sistemas de seguridad de acceso y sistemas de alimentanción ininterrumpida. Tus datos estarán siempre seguros y disponibles.

En un sistema local cualquier fallo puede tener consecuencias altamente costosas para tu negocio. Un corte eléctrico, una subida de tension, un fallo en un disco duro, un error de alguna actualización, el ataque de virus, un incencio, un robo, etc ...

Si usas software en la nube y, por ejemplo, tu equipo ha sido robado o ha sido infectado por un virus, puedes volver a acceder a tus datos de forma instantánea desde cualquier otro dispositivo y sin ninguna pérdida de información. Y sobre todo, si has sufrido un robo, podrás estar tranquilo de que tus datos no estarán expuestos a nadie no deseado.

Y todo esto sin que tengas nada que hacer. Todo esta seguridad y garantía está incluída en tu cuota por el uso del servicio.

5. Sistema compatible con todos los dispositivos.

Accede a tus datos desde cualquier dispositivo y sistema operativo. Puedes cambiar de ordenador o plataforma cuando quieras sin preocuparte por la información de tu empresa. Las aplicaciones y archivos siempre estarán disponibles. Un software de gestión en la nube está basado en entorno web, lo que garantiza une correcta ejecución en cualquier dispositivo.

¿Te has cambiado el portátil? Olvídate de instalar el software y migrar los datos. Solo necesitas un dispositivo que incorpore un navegador web. Puedes usar ordenadores con Windows, Linux o Mac. Y también tablets y smartphones con Android o iOS. Siempre funcionará.

6. Actualizaciones automáticas. Siempre a la última.

Actualizar los programas a la última versión siempre ha sido un proceso costoso y que nos ocupaba mucho tiempo. Había que comprar la última versión, parche o actualización correspondiente, instalarla en cada uno de nuestros equipos y algunas veces volver a reconfigurar algunos parámetros que no se mantenían entre diferentes versiones.

Con el software de gestión en la nube, las aplicaciones siempre está actualizadas a la última versión. Y es un proceso totalmente transparente y sin ninguna intervención por parte de la empresa. No tenemos que hacer nada y, por supuesto, no tenemos que pagar nada por ello. Estaremos trabajando siempre con la última versión.

Estas actualizaciones son continuas. Se van introduciendo pequeñas mejoras y nuevas funcionalidades por lo que el usuario no se encuentra con muchas cosas que han cambiado de repente, reduciendo considerablemente la curva de aprendizaje cuando hay un cambio de versión.

Normalmente estas actualizaciones se producen en horario nocturno, para no inteferir con la jornada laboral. Cuando vuelvas a iniciar sesión en tu software, ya tendrás automáticamente disponible la nueva versión.

7. Mejora el trabajo colaborativo.

El trabajo colaborativo con tus compañeros y/o empleados puede ser mucho más productivo de lo que es ahora. Podeis acceder a cualquier información de una forma más rápida, simplificando y agilizando la comunicación entre empleados. Y cualquier cambio que pueda hacer cualquier miembro de la empresa será en tiempo real y estará disponible al instante para todos.

8. Personalización y adaptación.

Puedes configurar y personalizar el software para que tenga justo la soluciones que tú necesitas. Puedes añadir o quitar funcionalidades según tu desees y por supuesto puedes solicitar que se añadan nuevas funciones. Al ser un software que se ejecuta en la nube, cualquier nueva petición será incluída en las siguientes actualizaciones y, como ya sabemos, no tendrá ningún coste adicional.

Podrás también configurar el tipo de acceso para cada empleado/compañero estableciendo perfiles de acceso para cada uno y así limitar los datos a los que cada uno podrá acceder. Y esto se hace una sola vez, no hay que reconfigurar ningún equipo de ningún compañero. Cualquier cambio en los permisos de acceso, será aplicado al instante.

y si tu base de datos o tus archivos crecen constantemente, puedes solicitar tanto espacio como necesites de forma ilimitada. Es como si constatemente tuvieras una red que se adapta al tamaño que demanda tu negocio.

Hace ya varios años que la tendencia en muchos negocios es pagar por el uso que hacemos de un producto o servicio. Por ejemplo, si hacemos una comparación con el mundo del automóvil, hay muchas empresas, incluso particulares, que desde hace tiempo ya no compran coches. Hacen uso del servicio de renting o leasing y disponen de un vehículo según sus necesidades. Y en la cuota que pagan está todo incluído: el seguro a todo riesgo, el mantenimiento, las revisiones, etc ... Y conforme usan el servicio y según la evolución del negocio, se va decidiendo si se cambia de vehículo o se contínua.

Las ventajas son claras. Y son muy parecidas a todas las que ya hemos expuesto en el uso de software en la nube. Los más beneficiados son los emprendedores, autónomos y PYMES. Este tipo de servicios en la nube es una propuesta muy efectiva y que nos hace elevar nuestra competitividad. Nos permite dedicarle más tiempo a escalar nuestro negocio y a movernos con total libertad en busca de nuevos clientes.

Ventajas de usar software en la nube