Conecta tu tienda Woocommerce
con tu software de gestión

Conexión con Woocommerce

Como ya sabemos, Woocommerce es, junto con Prestashop y Shopify, una de las plataformas más reconocidas y extendidas para crear una tienda online en Internet. Este éxito se debe principalmente a que es un plugin de WordPress gratuito y de código abierto. También dispone de cientos de temas y multitud de extensiones que permiten una gran flexibilidad y personalización. De esta forma podemos ofrecer un Ecommerce completo, fácil de usar, atractivo y con las funcionalidades añadidas que necesitemos.

Woocommerce es usado actualmente en más del 30% de las tiendas online de todo el mundo, más que ninguna otra plataforma.

Por otra parte, desde hace ya bastante tiempo, muchos de los comercios y empresas con punto de venta físico se han lanzado también a tener su propia tienda online. En este caso, algunas de estas empresas todavía conciben ambos canales por separado y hacen convivir en la tienda física una aplicación de punto de venta o un ERP junto con el control de ventas y de stock en la tienda online por parte de Woocommerce. Obviamente, esta no es la opción más adecuada.

Punto de venta físico

En este escenario, podemos tener el caso de que hemos vendido un producto en la tienda física pero el stock no se ha actualizado en la tienda online. Momentos más tarde, un internauta hace un pedido de ese mismo producto en nuestra tienda online. Pero no tenemos stock suficiente, y la tienda no lo muestra. El pedido no se puede servir lo que provoca desconfianza en el cliente y hace que se proyecte una mala imagen de nuestra marca. Además, si se gestionan ambos canales de venta por separado, la carga de trabajo aumentará, tanto para nuestros empleados como para nosotros, se incremntarán los tiempos de respuesta y se pueden cometer más errores en esta situación.

Otro inconveniente de esta situación es que también se pueden producir errores en el orden de las facturas emitidas por ambos canales. De nuevo necesitamos más trabajo y esfuerzo para mantener la numeración de las facturas en el orden correcto.

La mejor solución para este tipo de empresas que cuentan con un punto de venta físico y además una tienda online es centralizar tanto las ventas como el stock del negocio en un único software de gestión o ERP. Cada venta realizada en el Ecommerce generará de forma automática la correspondiente factura en nuestro ERP. Y, de igual forma, cada venta que se realice en el punto físico actualizará el stock de la tienda online también de forma automática. Así nos aseguramos de que el stock de la tienda online refleje siempre la disponibilidad real y que todas las facturas estén unificadas en una única aplicación.

Ecommerce

Ahora bien, una vez que tenemos claro que necesitamos un software de gestión para nuestro negocio que sea capaz de integrarse con nuestra tienda Woocommerce, ¿cómo hago esta integración? ¿Qué tipo de solución podemos elegir? Existen varias formas de hacer esta integración.

  • Software conector

    Una opción puede ser contratar una aplicación del tipo conector con las diferentes plataformas de Ecommerce. Viene a ser una herramienta hecha por un tercero que funciona a modo de puente y que se ocupa de que nuestro software de gestión se comunique con nuestra tienda Woocommerce. Dependiendo de la plataforma Ecommerce y del software de gestión, podemos enncontrar conectores de todo tipo, tanto gratuitos como de pago. Esta opción puede suponer una desventaja ya que implica usar una tercera herramienta la cual debe de configurarse muy a medida de nuestro funcionamiento.
  • Plugin ERP

    Una segunda alternativa es elegir un software de gestión o ERP que también se incluya dentro del propio CMS de WordPress. Este tipo de herramientas funcionan como otro plugin dentro de WordPress y, como tal, se integran muy bien con WooCommerce. Lógicamente hay que estar dentro del panel de control de WordPress para gestionar también nuestras facturas, almacén, presupuestos, gastos, etc.
  • Extensión Woocommerce

    Otra vía es a través de un plugin que se instala también dentro de WordPress y que elabora la empresa que fabrica el software de gestión que estamos utilizando. Este plugin hace las veces de conector entre nuestro tienda Woocommerce y nuestro ERP. Normalmente la principal funcionalidad es que, cuando se recibe un nuevo pedido dentro de nuestra tienda online, este plugin lanza los datos del pedido directamente a nuestro software de gestión y crea la correspondiente factura con los productos incluídos y por supuesto los datos del cliente. El problema viene cuando hacemos una venta en la tienda física y descontamos el stock. Nuestra tienda Woocommerce no tendrá noticias de este nuevo stock y puede suceder el caso descrito anteriormente de que se produzca una venta online sin tener stock suficiente.
  • Conexión a través de API

    Se puede conectar también a través de la API que nos ofrece el propio Woocommerce, gracias a ser un plugin más dentro de WordPress. Una API (en inglés Application Programming Interface) es la vía que Woocommerce posibilita a un tercero para que acceda directamente a sus datos, los consulte, modifique e incluso también los pueda eliminar. Se han de crear dentro de Woocommerce las credenciales para dar permiso a un tercero a usar esta API. Este permiso puede ser o bien de solo lectura o de lectura/escritura. De esta forma, esta fuente externa, si tiene las credenciales y permisos adecuados, puede entrar a través de la API a nuestro Woocommerce y prácticamente operar en nuestra tienda de la misma forma que nosotros lo haríamos en el panel de control de WordPress. Por esta vía nuestro software de gestión puede actualizar el stock de nuestra tienda online cada vez que se realice una venta física. Pero tendríamos la dificultad a la inversa. Es decir, que Woocommerce no le diría a nuestro ERP cuando se ha producido un nuevo pedido y no generaría la correspondiente factura.

actualizar stock

Con estas alternativas, ¿que opción hemos desarrollado en Macroges para acometer la integración entre nuestro software de gestión y Woocommerce? Pues una solución que nos permite una comunicación bidireccional entre ambas plataformas para poder tener ambas funcionalidades, tanto poder recibir automáticamente pedidos desde Woocommerce y generar las facturas automáticas en Macroges como poder actualizar el stock en Woocommerce si se producen ventas físicas en nuestro software de gestión. Hemos intentado usar lo mejor de todas las alternativas posibles.

Para que Macroges pueda recibir automáticamente los pedidos desde Woocommerce y generar la factura automáticamente, no hemos desarrollado ningún plugin que se instale en WordPress. Hemos querido hacerlo más sencillo y más abierto. Hemos hecho uso de la propia capacidad que tiene Woocommerce de generar un webhook. Un webhook no es más que ‘una acción que Woocommerce ejecuta justo después de que algo suceda en Woocommerce’. Es decir, es una reacción a un evento, a algo que sucede en nuestra tienda online. Por ejemplo, un evento puede ser que un comprador ha hecho un pedido en nuestra tienda. O que nosotros mismos desde el panel de control hemos cambiado el estado de un pedido de 'En proceso' a 'Completado'.

Si creamos un webhook, le estamos diciendo a Woocommerce que haga algo justo cuando sucede un evento en particular. Y se puede ajustar y configurar todo lo que queramos. Lo que hace Macroges es crear un webhook para que, cada vez que se crea un nuevo pedido o se cambie el estado a un pedido, se haga una llamada a nuestra cuenta en Macroges con los datos del pedido, los artículos y el cliente. Macroges recoge esta llamada y crea la correspondiente factura, da de alta el cliente en caso de que sea su primera compra, crea también los artículos en caso de que no estuvieran ya creados en Macroges y lógicamente descuenta el stock de nuestro almacén.

erp conexion

Y para que Macroges puede enviar información desde nuestro ERP hacia nuestra tienda online, sí que hacemos uso de la API que nos ofrece Woocommerce. Además, podemos manejar no solo una tienda online, sino tantas como queramos. Guardamos en Macroges las credenciales de la API creada en Woocommerce y, en ese momento, desde Macroges podemos ver directamente todos los artículos ya creados en la tienda online e importarlos a Macroges, incluyendo las imágenes y las variaciones si las hubiera. También podemos igualmente ver todos los pedidos creados en Woocommerce e importarlos. Y también nos permite exportar. Vemos también todos los artículos de nuestros almacén y podemos exportarlos a Woocommerce o solamente actualizar el stock.

Prácticamente no es necesario acceder al panel de control de Woocommerce. Desde una única pantalla de Macroges tenemos acceso a todos los datos y podemos tanto importar como exportar. Y es más, tenemos la posibilidad también de que Macroges haga una exportación del stock de nuestro ERP hacia Woocommerce una vez al día de forma automática, para así mantener nuestro stock siempre actualizado sin nosotros hacer nada.

Todo el detalle de estas opciones las puede comprobar también visitando nuestro Centro de Ayuda.

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